경력증명서·재직증명서·사직서·원천징수영수증 — 발급 의무·기한과 쓰는 법 총정리

퇴사 전후에 챙겨야 할 서류 중 회사가 법적으로 발급해야 하는 것은 경력증명서(법률상 이름은 사용증명서), 원천징수영수증, 이직확인서이고, 재직증명서는 법정 의무가 없는 관행 서류입니다. 사직서는 반대로 근로자가 회사에 내는 문서인데, 사유란 한 줄이 실업급여 자격을 좌우합니다. 이 글은 서류별 의무·기한·용도를 표로 정리하고, 사직서 예문, 원천징수영수증 홈택스 조회, 발급 거부 시 대응, 경력 기간을 날짜로 계산하는 법까지 다룹니다.

서류별 법적 의무 한눈에 보기

서류	방향	법적 의무	기한	주 용도	발급처·대체
경력증명서(사용증명서)	회사 → 근로자	근로기준법 제39조, 의무	청구 즉시. 퇴직 후 3년 내 청구 가능	이직 시 경력 입증	회사 인사팀
재직증명서	회사 → 근로자	법정 의무 없음(관행)	—	대출·전세·비자·어린이집	회사. 대체: 건강보험 자격득실확인서
사직서	근로자 → 회사	법정 양식 없음	통보 후 1개월 지나면 효력(민법 제660조)	퇴직 의사·퇴직일 확정	본인 작성, 사본 보관
근로소득 원천징수영수증	회사 → 근로자	소득세법 제143조, 의무	다음 해 2월 말(중도 퇴직자는 퇴직 시 정산 후)	연말정산 합산, 종합소득세, 소득 증빙	회사. 대체: 홈택스 지급명세서 조회
퇴직소득 원천징수영수증	회사 → 근로자	소득세법 제143조, 의무	퇴직금 지급 시	퇴직소득세 검산, IRP 인출	회사. 대체: 홈택스
이직확인서	회사 → 고용센터	고용보험법, 의무	근로자 요청 후 10일 이내	실업급여 자격·일액 결정	고용24에서 처리 여부 조회
임금명세서	회사 → 근로자	근로기준법 제48조, 의무	임금 지급 때마다	체불·계산 오류 확인	회사(전자문서 가능)
근로계약서	회사 → 근로자	근로기준법 제17조, 서면 교부 의무	계약 체결 시	근로조건 입증	회사

법정 의무가 없는 것은 재직증명서뿐입니다. 나머지는 회사가 거부하면 과태료 등 제재가 따르는 문서이므로, 요청한 날짜가 남도록 서면으로 청구하세요.

경력증명서(사용증명서): 근로기준법 39조의 세 가지 규칙

30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구하면, 회사는 근로자가 요구한 사항만 적어 즉시 발급해야 합니다.

세 가지 조건을 하나씩 보면 다음과 같습니다.

30일 이상 근무 — 한 달만 다니고 그만둔 사람도 청구할 수 있습니다. 수습·계약직·아르바이트 구분이 없고, 5인 미만 사업장에도 적용됩니다.
퇴직 후 3년 이내 — 재직 중에도 청구할 수 있고, 퇴직 후에는 3년까지입니다. 3년이 지나면 회사가 거부해도 위법이 아니므로 퇴직 시점에 미리 받아 두는 것이 안전합니다.
요구한 사항만 기재 — 재직기간·직위·담당 업무만 원하면 회사는 그것만 적어야 합니다. 퇴직 사유, 징계 이력, 평가처럼 근로자가 요구하지 않은 내용을 회사가 임의로 넣는 것은 이 조항 위반입니다. 권고사직이나 징계로 그만둔 경우 “사유란은 비워 달라”고 요구할 권리가 여기서 나옵니다.

위반 시 회사는 과태료 부과 대상입니다. 실무에서 더 중요한 것은 기재된 재직기간이 4대보험 취득·상실일과 맞는지입니다. 이직할 회사는 경력증명서와 건강보험·고용보험 이력을 대조하는 경우가 많아, 입사일이 다르면(예: 수습 기간을 3.3% 프리랜서로 처리했다가 정규 채용) 그 차이를 설명해야 합니다.

재직증명서: 법정 의무는 없지만, 대체 서류는 있습니다

재직증명서는 “지금 이 회사에 다닌다”는 사실을 증명하는 서류로, 법에 발급 의무가 없고 회사가 결재 절차나 발급 사유를 요구해도 위법이 아닙니다. 용도에 따라 필요한 정보가 다르니 요청할 때 미리 말해 두면 두 번 걸음하지 않습니다.

신용대출·전세대출: 재직기간, 직위, 연봉(또는 별도 소득 서류)
비자·해외 출장: 직위, 담당 업무, 영문 표기
어린이집·돌봄 서비스: 근무시간, 근무 형태

회사가 발급을 미루거나 폐업했다면 공적 서류로 대체합니다. 건강보험 자격득실확인서(국민건강보험공단·정부24, 즉시 발급)는 사업장명과 취득일·상실일이 나오고, 국민연금 가입증명서와 고용보험 피보험자격 이력내역서(고용24)도 같은 역할을 하며 은행·관공서 대부분이 재직 증빙으로 받아 줍니다.

사직서: 필수 요소 여섯 가지와 예문

사직서에는 법정 양식이 없지만, 다음 여섯 가지는 빠지면 안 됩니다. 성명, 소속(부서·직위), 사직 사유, 퇴직일, 제출일, 서명입니다.

사 직 서

소속: 영업1팀 / 직위: 대리 / 성명: 홍길동

사직 사유: 사업장 이전에 따른 통근 곤란(대중교통 왕복 3시간 이상)

마지막 근무일: 2026년 9월 30일 (퇴직일: 2026년 10월 1일)

위와 같이 사직하고자 하오니 처리하여 주시기 바랍니다.

2026년 8월 26일 — 홍길동 (서명)

사유란이 실업급여를 결정합니다. 사직서의 사유는 회사가 고용센터에 내는 이직확인서의 이직 사유 코드로 이어집니다. “개인 사정”, “일신상의 사유”라고 적으면 코드 11(자진퇴사)이 되어 실업급여가 원칙적으로 막힙니다. 실제 사유가 임금체불, 사업장 이전에 따른 통근 곤란, 회사의 권고라면 그대로 쓰세요. 권고사직은 “회사의 권유에 의한 사직”이라는 문구가 들어가야 하고, 회사 양식에 “개인 사정”이 인쇄돼 있어도 고쳐서 제출한 뒤 사본을 보관합니다. 사유별 인정 요건과 증빙은 자발적 퇴사 실업급여 가이드에 정리돼 있습니다.

퇴직일은 마지막 근무일의 다음 날입니다. 사직서에 “퇴직일 9월 30일”이라고만 쓰면 회사가 9월 30일을 4대보험 상실일로 잡아 마지막 근무일이 하루 사라질 수 있습니다. 예문처럼 마지막 근무일과 퇴직일을 함께 적으면 오해가 없습니다. 이 하루는 근속 1년 경계에 걸린 사람에게 퇴직금과 연차 15일을 좌우합니다.

제출일과 효력 발생일은 다릅니다. 회사가 사직서를 수리하지 않아도 통보 후 1개월(월급제는 통보한 임금지급기의 다음 지급기 경과 후)이 지나면 근로관계가 끝납니다. 반대로 일단 수리된 사직서는 되돌리기 어려우니 제출 전에 퇴직일과 사유를 확정하세요. 통보 시점별 효력 발생일과 퇴직일 정하는 요령은 퇴사 절차 가이드를 참고하세요.

원천징수영수증: 종류별 용도와 홈택스 조회

원천징수영수증은 “회사가 내 소득에서 세금을 얼마나 떼어 국세청에 냈는지”를 증명하는 서류입니다. 소득 종류마다 따로 있습니다.

종류	발급 시점	어디에 쓰나
근로소득 원천징수영수증	연말정산 후 다음 해 2월 말. 중도 퇴직자는 퇴직하는 달 급여 정산 시	이직 후 새 회사 연말정산에 “종전 근무지” 소득 합산, 5월 종합소득세, 대출·청약 소득 증빙
퇴직소득 원천징수영수증	퇴직금 지급 시	퇴직소득세 검산, IRP 인출, 중간정산 후 세액정산 특례
사업소득 원천징수영수증	3.3% 프리랜서 보수 지급 시(연 합산 발급 가능)	5월 종합소득세 신고, 근로자성 다툼 시 자료
기타소득 원천징수영수증	강연료·원고료 등 지급 시	기타소득금액 300만원 초과 시 종합소득 합산

가장 자주 필요한 것은 근로소득 원천징수영수증입니다. 이직한 해에 새 회사 연말정산에서 전 직장 소득을 합산하지 못하면 다음 해 5월에 종합소득세를 따로 신고해야 합니다.

홈택스에서 직접 뗄 수 있습니다. 회사가 국세청에 지급명세서를 제출하면(근로소득은 다음 해 3월 10일까지) 홈택스 → My홈택스 → 지급명세서 등 제출내역에서 조회·출력할 수 있고, 새 회사 연말정산에도 이 출력본을 제출하면 됩니다. 다만 제출 전에는 조회되지 않으므로, 퇴직한 해의 소득이 이듬해 3월 전에 필요하면 회사에 직접 요청해야 합니다. 대출·청약 심사는 홈택스의 소득금액증명(국세청 발급)을 요구하는 경우도 많으니 어느 서류인지 먼저 확인하세요.

퇴직소득 원천징수영수증은 퇴직금 지급과 함께 받아 최종 퇴직 때까지 보관합니다. 중간정산 이력이 있으면 세액정산 특례를 적용받는 근거가 됩니다.

회사가 발급을 거부하거나 미룰 때

서류	1단계	2단계	그동안의 대체 수단
경력증명서	이메일·내용증명으로 청구(날짜 기록)	고용노동부 진정(근로기준법 제39조 위반, 과태료)	4대보험 자격득실확인서·고용보험 이력내역서
원천징수영수증	서면 요청	홈택스 지급명세서 조회. 회사가 미제출이면 관할 세무서에 알림(미제출 가산세는 회사 부담)	급여명세서·통장 입금 내역으로 소득 소명
이직확인서	회사에 제출 요청(10일 이내 의무)	고용센터에 요청 → 센터가 회사에 제출 독촉, 과태료	— (이직확인서 없이는 실업급여 접수 불가)
재직증명서	용도 명시해 재요청	강제 수단 없음	건강보험 자격득실확인서, 국민연금 가입증명서
폐업한 회사	—	—	4대보험 이력 + 홈택스. 퇴직금 미지급이면 대지급금 절차

가장 확실한 방법은 재직 중, 늦어도 마지막 근무일 일주일 전에 필요한 서류 목록을 이메일로 보내 두는 것입니다. “인수인계가 끝나야 발급한다”는 식으로 조건을 붙이는 회사도 있는데, 사용증명서 발급 의무는 무조건적이라 이런 조건은 근거가 없습니다.

경력 기간 계산: 입사일부터 퇴직일까지, 날짜 예시

재직일수 = 퇴직일(마지막 근무일 다음 날) − 입사일

경력증명서에는 보통 “입사일 ~ 마지막 근무일”로 적고, 4대보험 상실일은 그 다음 날입니다. 이직할 회사가 “경력증명서와 보험 이력이 하루 다르다”고 물으면 이 차이를 설명하면 됩니다. 세 회사를 거친 경우로 계산해 보겠습니다.

회사	입사일	마지막 근무일	퇴직일(상실일)	재직일수	연·월·일
A사	2019.3.4	2021.3.3	2021.3.4	731일	2년 0개월 0일
B사	2021.5.10	2023.4.2	2023.4.3	693일	1년 10개월 24일
C사	2023.4.3	2026.6.30	2026.7.1	1,185일	3년 2개월 28일

A사: 2021년 3월 4일 − 2019년 3월 4일 = 731일. 2020년 2월 29일이 끼어 있어 2년인데도 730일이 아니라 731일입니다.
B사: 2023년 4월 3일 − 2021년 5월 10일 = 693일. 월 단위로는 2021.5.10 → 2023.3.10이 1년 10개월, 3월 10일 → 4월 3일이 24일입니다.
C사: 2026년 7월 1일 − 2023년 4월 3일 = 1,185일. B사 마지막 근무일 다음 날 바로 입사했으므로 공백이 없습니다.
합산: 731 + 693 + 1,185 = 2,609일. 365로 나누면 약 7.15년이고, 연·월·일로 합치면 6년 12개월 52일 → 7년 1개월 22일이므로 이력서에는 “경력 7년 1개월” 또는 “약 7년”으로 씁니다. 첫 입사일부터 마지막 퇴직일까지 통째로 세면 2,676일이지만, A사와 B사 사이의 공백 67일(2021.3.4 ~ 2021.5.9)은 경력이 아니므로 빼야 합니다.
C사 퇴직금: 퇴직금 산정 기간도 같은 1,185일입니다. 월급 320만원이고 직전 3개월(4~6월, 91일) 임금이 9,600,000원이면 1일 평균임금 105,494원, 퇴직금 = 105,494 × 30 × (1,185 ÷ 365) = 10,274,826원입니다.

각 회사의 재직일수와 연·월·일은 날짜 계산기의 근속기간 탭에 입사일과 퇴직일을 넣으면 나오고, 퇴직금은 같은 날짜를 퇴직금 계산기에 입력해 확인할 수 있습니다. 경력을 어떻게 인정할지는 채용 회사의 재량이라 1개월 미만 일수를 버리거나 동일 직무만 세는 경우가 있으니, 증명서의 담당 업무 칸은 실제 직무가 구체적으로 드러나게 요청하세요.

한 가지 더, 이직확인서의 숫자는 이 재직일수와 다릅니다. 이직확인서에는 피보험단위기간(보수 지급의 기초가 된 날의 합계)과 이직 전 3개월 임금이 적히므로, 주 5일제라면 재직일수보다 적은 일수가 나오는 것이 정상입니다.

근거 법령: 근로기준법 제17조(근로조건의 명시)·제39조(사용증명서)·제48조(임금대장 및 임금명세서), 민법 제660조(기간의 약정이 없는 고용의 해지통고), 소득세법 제143조(원천징수영수증의 발급), 고용보험법 제42조(이직확인서). 서류 발급 거부는 고용노동부 1350, 원천징수영수증·지급명세서는 국세청 126, 이직확인서는 거주지 관할 고용센터에 문의하세요.